[päivitetty 20.4.2018]

Netti on pullollaan kaikenlaista tietoa ja palveluita joka lähtöön. Koska myös itse olen yksityisyrittäjä ja elän ainakin toistaiseksi pitkälti kädestä suuhun -budjetilla, yritän jatkuvasti löytää netistä jyvät akanoiden seasta ja mielellään ilmaiset sellaiset. Listasin tähän kirjoitukseen netissä olevia ilmaisia palveluita ja ohjelmistoja, joita käyttäen yksityisyrittäjän työ ja ennen kaikkea tiedonhallinta on huomattavasti helpompaa.

Mukana myös sovelluksia, joiden käyttö sinällään on ilmaista, mutta jonka sisällöstä joudut maksamaan.

Tiedon hallinta

Evernote www.evernote.com

Evernote on monipuolinen muistiosovellus, josta löytyy myös suomenkielinen versio. Voit käyttää sitä muistiinpanojen kirjoittamiseen, tehtävälistojen laatimiseen, tallentaa siihen kuvia, videoita ja pdf-tiedostoja. Muun muassa. Voit myös jaotella kaiken sisällön eri muistikirjoihin ja merkitä kuhunkin tallenteeseen avainsanoja, joilla voit sitten hakea tietoa sovelluksesta kootusti.

Voit tallentaa muistikirjoihin myös sisältöä suoraan netistä selaimeen liitettävällä pienellä lisäsovelluksella (WebClipper), jolla voi ottaa kuvankaappauksen selaimesta, kopioida koko sivun tekstin tai vain osan siitä sellaisenaan ja tallentaa sen.

Tarvittaessa saat tallennettua myös selkeän version sivusta kuin sivusta ilman ylimääräisiä kuvia tms., sillekin on oma pieni lisäsovelluksensa (Clearly). Voit myös piirtää muistiinpanoihin ja kuviin selkeyttäviä merkintöjä Skitch-lisäsovelluksella (esim nuolia, miellekarttoja jne.).

Voit myös ajastaa ohjelman muistuttamaan tärkeistä asioista ja tehtävistä kalenterin lailla, vaikkei se kalenteriohjelma olekaan.

En käytä enää erillistä tekstinkäsittelyohjelmaa, koska kaikki tarpeellinen on Evernotessa.

Tallennan siihen kaiken netistä löytämäni, jota voin käyttää joko omassa työssäni, asiakkaitteni auttamisessa tai blogikirjoitusten lähteenä. Tallennan kaikki saamani käyntikortit siihen valokuvina ja teen sillä kaikki muistiinpanoni, jotta ne ovat aina saatavillani, olin sitten kotona, töissä tai vain puhelimen kanssa liikenteessä. Voisin jopa kirjoittaa muistiinpanoja siihen älypuhelimeni näytöltä kynällä, jos omistaisin käyttöön sopivan näyttökynän.

Sovellus tallentaa kaiken pilvipalveluun, josta tiedot ovat tarkasteltavissa käytännössä millä internetiin liitetyllä laitteella tahansa: tietokoneelle asennettavalla erillisellä ohjelmistolla, nettiselaimella tai mobiilisovellluksella.

Evernotesta on olemassa ilmainen versio, 20€ vuodessa maksava Basic-versio ja 40€ vuodessa maksava Premium-versio. Premium sisältää muutamia hienoja ominaisuuksia, kuten muun muassa sen, että voit hakea sinne tallennetuista valokuvista tekstiä ilman, että kuvia on erikseen merkitty. Voit siis hakea jonkun tietyn kontaktin sähköpostiosoitteen pelkästään sen perusteella, että olet tallentanut hänen käyntikorttinsa valokuvana sovellukseen(!!!). Lisäksi sen kuukausittainen tallennusmäärä on huomattavasti suurempi kuin ilmaisversion.

Muuten kuitenkin ilmaisversiossa on täysin samat ominaisuudet kuin premiumissakin, joten peruskäyttöön riittää ilmainen versio. Ohjelma päivittää itseään jatkuvasti ja siten myös ilmaiskäyttäjilläkin on aina uusin versio ohjelmasta käytettävissä. Selaimeen liitettävät lisäsovellukset ovat ilmaisia sellaisenaan.

Tiedostojen hallinta

Google Drive Google Drive

Googlella on tätä nykyä todella laaja ilmainen sovellustarjonta, joka sijaitsee pilvipalvelimella ja on käytettävissä internetselaimella. Tämä palvelukokonaisuus kulkee nimellä Google Drive. Siinä on oletuslähtöisesti käytettävissä MS Officen kaltaiset tekstinkäsittely-, laskenta- ja esityssovellukset sekä piirrustus- ja lomakesovellukset. Lisäksi palveluun voi liittää erilaisia muita sovelluksia, joista osa on maksullisia.

Driveen on helppo tallentaa kaikki tieto, jolloin tiedostot ovat aina käytettävissä millä laitteella tahansa ja missä tahansa. Tiedostoja voi jakaa myös useamman ihmisen käyttöön ja useimmat niistä ovat useamman käyttäjän käytettävissä yhtäaikaisesti siten, että kaikkien tekemät muutokset tallentuvat reaaliaikaisesti tiedostoon. Voit myös tallentaa halutessasi kuvia ja muita tiedostoja Driveen, jolloin nekin ovat aina käytettävissä ja kaikilla laitteilla.

Dropbox www.dropbox.com

Toinen ilmainen tiedostojen tallennuspalvelu on Dropbox, jossa on tallennustilaa vakiona 2 gigabittiä. Se on täysin tiedostojen tallennukseen ja jakoon tarkoitettu pilvipalvelu eikä tarjoa siis mitään sovelluksia niiden avaamiseen tai käsittelyyn. Voit tallettaa tänne tiedostosi ja halutessasi jakaa niitä muille ladattaviksi.

Palvelusta on olemassa myös 9,90€/käyttäjä maksava Pro-versio, jolloin saat teran verran tallennustilaa (1000 megaa) ja monipuoliset tiedostojen varmuuskopiointiominaisuudet.

Jos palvelua käyttää yritystoiminnassa ja käyttäjiä on vähintään 5, niin saatavilla on myös yritysversio, joka maksaa 15€/käyttäjä. Tässä versiossa on rajaton tallennustila sekä täydelliset jakamis-, varmuuskopiointi- ja salausominaisuudet.

Toimisto-ohjelmisto

Open office www.openoffice.org

Jos olet mieltynyt MS Officen ohjelmistojen käyttöön, muttet halua maksaa sen suolaista hintaa, niin Open Office on hyvä ilmainen vaihtoehto. Paketissa on tekstinkäsittely-, taulukkolaskenta-, esitys- ja tietokantaohjelma, jotka ovat samankaltaiset Wordin, Excelin, Powerpointin ja Accessin kanssa.

Aivan kaikkia MS Officen viimeisimpiä hienouksia ei tietenkään tästä löydy, mutta jos käytät sitä peruskirjoittamiseen, laskentaan ja asiakastietokannan ylläpitämiseen, niin tämä on hyvä ja ilmainen valinta.

Sähköpostin luku

Thunderbird www.mozilla.org/thunderbird

Thunderbird on ilmainen sähköpostiohjelma, joka on erinomainen vaihtoehto Outlook Expressille. Sen toiminnallisuus on lähes identtinen OE:n kanssa, mutta se ei ole läheskään niin haavoittuvainen kuin kollegansa.

Tarvitset hieman yksityiskohtaisia tietoja sähköpostitarjoajaltasi, jotta voit asettaa sähköpostisi luettavaksi Thunderbirdin kautta, mutta sen jälkeen voit helposti lukea sähköpostisi suoraan yhdestä paikkaa. Useimmilla sähköpostitarjoajilla on jo valmiiksi olemassa ohjeet siitä, miten voit tämän tehdä.

Ei enää seikkailuja eri sähköpostitarjoajien www-sivuilla, erillisiä kirjautumisia jokaiseen palveluun ja siellä käymistä tunnin parin välein, jotta näkee, onko ylipäätään jotain postia tullut. Voit asettaa ohjelman lukemaan rajattomasti eri sähköpostiosoitteita ja halutessasi se voi olla koko ajan kirjautuneena palveluun, jolloin saat spostit heti luettavaksesi kun ne tulevat, tai täysin omien mieltymystesi mukaan. Luonnollisesti voit myös lähettää sähköpostia ohjelman kautta ja voit käyttää sekä valmiita sivupohjia että valmiita allekirjoituksia.

Huomio kuitenkin, että ihan kaikki ilmaisen sähköpostin tarjoajat eivät tarjoa mahdollisuutta lukea spostia tällä tai muullakaan sovelluksella vaan ainoastaan nettiselaimella. Ainakin Gmail, Elisan ja Saunalahden sähköpostit ovat liitettävissä Thunderbirdiin.

Kuvankäsittely

Canva www.canva.com

Canva on ilmainen kuvasovellus, jota voi käyttää nettiselaimen kautta. Se toimii drag&drop-periaatteella, eli valitset ensin haluamasi kuvan koon ja sitten vedät valmiita palvelun tarjoamia elementtejä kuvaan.

Voit tehdä sillä kuvakollaaseja, lisätä tekstiä ja muita elementtejä kuvaan sekä tallentaa sen suoraan sopivaan tiedostomuotoon. Voit käyttää omia kuviasi pohjana tai palvelun tarjoamia kuvia, jotka maksavat 1$/kpl. Palvelussa on myös näyttävämpiä valmiita elementtejä, jotka maksavat myös 1$/kpl. Maksulliset elementit ja kuvat on selkeästi merkitty ja voit maksaa niiden käytöstä luottokortillasi.

Jos käytät pelkästään omia kuviasi ja palvelun ilmaisia elementtejä, niin sovelluksen käyttö on ilmaista. Käyttäminen vaatii aina rekisteröitymisen.

PicMonkey www.picmonkey.com

PicMonkey on toinen ilmainen kuvasovellus, jota voi Canvan tavoin käyttää nettiselaimessa. Sitä voi kuitenkin käyttää myös ilman rekisteröintiä, ellei sitä erikseen halua tehdä. Ilmaisversiossa on käytettävissä rajallinen määrä valmiita kuvia sekä elementtejä, joita voi käyttää vapaasti.

Jos haluat käyttää maksullisia Premium-elementtejä, niin sinun pitää rekisteröityä palvelun käyttäjäksi ja ostaa joko kuukausittainen jäsenyys hintaan 4,99$ tai kerralla vuoden jäsenyys hintaan 33$. Maksu onnistuu joko luottokortilla tai PayPalin kautta.

Lukusyötteet

feedly www.feedly.com

Jos luet uutisesi mieluiten netistä tai luet minun tavoin paljon blogeja, niin olet varmasti todennut jossain vaiheessa saman kuin minä:
A) en ehdi lukemaan millään kaikkea sitä mitä haluaisin mitenkään, koska muuten en tekisi muuta kuin kävisin läpi loputonta kirjanmerkkilistaa selaimeni kirjanmerkeistä päivästä toiseen, ja
B) en tiedä koskaan, milloin missäkin blogissa on jotain uutta luettavaa.

Minun tilanteeni pelastajaksi löytyi onneksi feedly. Se on syötteenlukusovellus, jonka avulla voin helposti seurata kaikkia haluamiani uutissivuja ja blogeja yhdestä paikkaa. Kun jollain seuraamallani sivulla on jotain uutta sisältöä, niin se näkyy heti myös feedlyssä. Näin voin sitten kerran päivässä tai parissa käydä katsomassa, mitä uutta mielenkiintoista netissä on tapahtunut ja kerätä samalla helposti lähdemateriaalia.

Miten se toimii

Käytännössä se toimii niin, että menet feedlyn sivulle ja rekisteröidyt käyttäjäksi, se onnistuu rekisteröitymällä yhdellä klikkauksella vaikka gmailin tai facebookin tunnuksilla (voit rekisteröityä myös ilman näitä).

Sen jälkeen etsit feedlystä ne blogit tai nettisivut, joita haluat seurata ja tallennat ne seurantalistallesi. Voit myös etsiä uusia blogeja tai nettisivuja eri hakusanoilla esimerkiksi jostain tietystä aiheesta.

Tämän jälkeen homma on sinun hallussasi: sovellus ei tunge sähköpostiasi täyteen ilmoituksilla uusista kirjoituksista, vaan sinun pitää itse kirjautua feedlyyn katsomaan, onko uutta sisältöä saatavilla. Sinun ei kuitenkaan tarvitse enää poukkoilla eri sivuilla tuntikausia vaan voit nyt keskitetysti löytää kaikki uudet blogikirjoitukset ja uutiset yhdestä paikkaa.

Voit myös tehdä itsellesi lempilukulistan niistä sivuista, joita haluat ehdottomasti seurata tai tallentaa artikkeleita luettavaksi myöhemmin paremmalla ajalla. feedly toimii sekä selaimessa että mobiilisovelluksena.

feedlystä on olemassa myös maksullinen versio, joka on 45$ / vuosi. Maksullisessa versiossa on laajat ominaisuudet mm. sisällön eteenpäin jakamiseen helposti omissa sosiaalisen median palveluissa, mahdollisuudet tallentaa sisältöjä nopeasti ja monipuolisesti Evernoteen, OneNoteen tai automaattisesti käyttämääsi myynti- ja asiakastietojärjestelmään.

e-kirjat

Amazon Kindle read.amazon.com

Kindle on Amazon.comin e-kirjan lukulaite. Siitä on kuitenkin olemassa myös ilmainen sovellus, jolla voi lukea e-kirjoja sekä pdf-tiedostoja joko tietokoneella tai mobiililaitteella.

Sovelluksen hienous piilee siinä, että voit sitä kautta ostaa suoraan Amazon.comin e-kirjoja yhdellä klikkauksella ja maksaa sitä kautta kirjoista huomattavasi vähemmän kuin painetuista versioista. Valitettavasti suomenkielinen kirjallisuus on lähes olematonta Amazonissa, joten kielipäätä vaaditaan, jotta tästä saisi kaiken mahdollisen irti.

Itse ostan ja luen Kindlen kautta paljon asiakirjallisuutta, jonka hintahaarukka on sähköisinä tiedostoina lähes poikkeuksetta 1,5$-15$ välillä, eli reilusta eurosta noin 13 euroon.

Tietenkään sähköinen kirja ei korvaa koskaan painettua tietyssä alueissa. Taidekirjaa en voisi koskaan kuvitella hankkivani sähköisenä tiedostona, mutta jos kirja on pelkkää asiaa, niin miksi maksaisin pelkän tekstin painamisesta enemmän? Lisäksi saan tätä kautta luettavakseni uusimmat kirjat heti ja ison kirjapinon sijaan minulla on kaikki kirjat aina mukanani puhelimessani, jolloin voin lukea niitä milloin ja missä vain.

Audible Audible.com

Audible on Amazonin äänikirjakauppa ja -sovellus, jolla voit lukea äänikirjoja. Lukeminen ei ole koskaan ollut tämän helpompaa! Toki näiden kirjojen lukeminen vielä toistaiseksi vaatii englanninkielen taitoa, mutta Amazonin tullessa Pohjoismaihin uskon myös kotimaisen kirjallisuuden lisääntyvän täällä.

Kk-hintainen jäsenyys maksaa noin 15€ per kk ja sillä saa yhden creditin joka kuukausi, jolla voi ostaa minkä tahansa äänikirjan Audiblen massiivisesta valikoimasta. Jäsenyydellä myös saa alennuksia normaalihintaisista äänikirjoista noin 20-50%.

Kirjanpito

Tilitin helineva.net/tilitin

Meille, jotka syystä tai toisesta teemme itse oman kirjanpitomme kaksinkertaisena, on olemassa kotimainen, helppokäyttöinen ja ilmainen kirjanpito-ohjelma nimeltä Tilitin.

Se ei tee kirjanpitoa puolestasi, mutta jos osaat kirjanpidon perusteet etkä halua maksaa erillisestä kirjanpidosta, niin tämä on valintasi.

Saat ohjelmasta ulos valmiina tulosteina tilien saldot, tiliotteet, tuloslaskelman, taseen, päiväkirjan, pääkirjan ja ALV-laskelmat tileittäin. Mukana tulee myös useita tilikarttamalleja, joten oman kirjanpidon kokoaminen niiden pohjalta on helppoa.

Puuttuko listasta joku näppärä sovellus?

Kerro siitä minulle spostilla! Etsin aina hyviä sovelluksia, joilla voi helpottaa päivittäistä yrittäjän elämää.

HUOM: En saa minkään näiden ohjelmistojen maininnasta rahaa tai muuta korvausta. Jaan tietoa näistä vain siksi, että olen todennut ne erittäin toimiviksi ja käytän niitä itse ihan joka ikinen päivä.